Making it simple!

Making it simple and easy to read and understand – หัวใจหลักของการเขียนอีเมล์ธุรกิจ การจะเขียนอีเมล์ธุรกิจควรเขียนให้อ่านง่าย เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย ต้องเขียนให้อ่านง่าย ใช้ศัพท์ง่าย ไม่ซับซ้อนมากนั้น ความหมายตรงไปตรงมา ไม่ต้องเขียนยืดยาว แต่เน้นให้กระชับ ตรงประเด็น ไม่ต้องใส่หลายชั้นเกินกว่า formal letter ปกติ เพราะมันอาจจะยิ่งทำให้เข้าใจยาก คนรับต้องมานั่งอ่านทวนหลายรอบ ตีความกันหลายตลบเพื่อให้ทราบว่าผู้ส่งต้องการจะสื่อสารอะไรกันแน่ หรือไม่ก็เข้าใจผิดกันไปเลย ทั้งที่ไม่ได้มีเจตนาสื่อเช่นนั้นอีกต่างหาก ยิ่งถ้าไม่มีการทวนซ้ำความเข้าใจ ก็อาจส่งผลกระทบต่องาน ซึ่งบางครั้งก็อาจทำให้เสียเวลา ยิ่งกรณีผู้ส่งและผู้รับอยู่คนละประเทศ คนละ timezone ยิ่งเสียเวลาไปกันใหญ่ และหนักกว่านั้นเกิดความผิดพลาดที่กระทบถึงค่าใช้จ่ายตามมา

คำศัพท์ที่ตกยุคหรือโบราณ ถ้าให้ดีก็ไม่ควรนำมาใช้ เพราะจะทำให้เราดูไม่ทันสมัย ไม่ทันยุค แต่หากจะทำให้การสื่อสารกันง่ายขึ้น ก็คงต้องพิจารณาแล้วแต่ความเหมาะสมของแต่ละหัวข้อหรือเนื้อความหรือสิ่งที่ต้องการจะสื่อออกไป